Vi utreder kostnadsbesparingarna i gemensamma upphandlingar

Hansels uppdrag är att öka effektiviteten inom offentlig upphandling i Finland men att mäta effektiviteten är en utmaning. Enbart beloppet som läggs på upphandling är inte en indikator på effektivitet, eftersom samma belopp kan ge mycket olika kvalitetsresultat. I idealfall skulle vi mäta pris-kvalitet-förhållandet eller effektiviteten i upphandlingarna men det finns ännu inte tillräckligt med data för att beräkna bredare indikatorer.

Effektiviteten kan bedömas utifrån den tid som läggs ned på konkurrensutsättningen under avtalsperioden och utifrån priserna man får genom konkurrensutsättning. En jämförelse av anbud för samma produkt eller tjänst kan avslöja vem som har lyckats med minst ansträngning eller lägre avtalspriser. Det finns emellertid inte tillräckligt med heltäckande uppgifter tillgängliga, men ett centraliserat arkiv för upphandlingsdata, som man håller på att upprätta, förväntas förbättra situationen.

Besparingarna av att centralisera inköp har tidigare utretts av Katri Karjalainen et al. (2008) i en undersökning, (på finska) pdf där de genomsnittliga besparingarna uppskattades till 20 procent och i VN TEAS – rapporten (på finska) (2023) i vilken luckor i data förhindrade en mer omfattande bedömning av besparingarna. Undersökningen kommer också fram till ungefär samma siffror för besparingar genom centralisering: 5–⁠20 procent (Pyykkönen, Halonen, Tukiainen, Parviainen 2023, (på finska) pdf). Besparingarna som uppnås beror på upphandlingsföremålet och är också kopplade till vad som är meningsfullt att centralisera i första hand (standardiserade produkter etc.). Det är mycket svårt att göra en tillförlitlig uppskattning av centraliseringens kostnadseffekter.

”Baserat på de preliminära resultaten är det minsta vi kan säga att det kommer att bli besparingar.”

2024 genomförde vi ett utvecklingsprojekt för att uppskatta besparingarna i euro som Hansels kunder får genom att anlita gemensamma upphandlingar. Utgångspunkten har varit det så kallade alternativkostnadskonceptet, det betyder att vi försöker uppskatta de alternativa processkostnaderna och priserna för inköp som gjorts genom Hansels gemensamma upphandling jämfört med om våra kunder själva hade gjort samma inköp. Beräkningarna pågår fortfarande och vi kommer att offentliggöra besparingssiffrorna när beräkningarna har gjorts för ett tillräckligt antal gemensamma inköp, och framför allt när logiken och antagandena bakom beräkningarna har finjusterats till en nivå som vi kan acceptera.

Särskilt för att uppskatta processbesparingarna tog vi modell av en beräkningsmodell som utvecklats av den danska gemensamma upphandlingsenheten SKI. För processbesparingar är det möjligt att använda en enda, ganska omfattande modell för att beräkna besparingar för alla gemensamma upphandlingar, så att beräkningarna kan automatiseras och schemaläggas. För prisbesparingar finns det å andra sidan flera alternativa beräkningsmetoder, som alla har sina egna utmaningar, antingen när det gäller tillgången till data eller logikens trovärdighet. För prisbesparingar är beräkningen också mer manuell.

Baserat på de preliminära resultaten är det minsta vi kan säga att det kommer att bli besparingar. Man kan också säga att en större andel av besparingarna kommer från lägre priser än från processbesparingar. Dessutom verkar de besparingar på 20 procent som Karjalainen et al. uppskattade i sin undersökning för cirka 15 år sedan fortfarande vara ungefär rätt. Sammanfattningsvis har projektet också belyst vikten av ett centraliserat upphandlingsregister och hur rätt idéerna om omfattande datainsamling och en upphandlingsidentifierare som länkar samman de olika stadierna i upphandlingens livscykel är.

Nästa: Compliance i fem år

Upp

Skriva ut